Hvordan formulere en e-post til en du vil ha møte med?

Du må skille deg ut!

«Kan du sende meg en e-post med litt info, så skal jeg se på det!» Høres dette kjent ut?

Dette utsagnet kan egentlig bare bety tre ting:

1. De ønsker faktisk å ha mer informasjon før de bestemmer seg for om de ønsker å sette av tid til et møte.
2. De har ikke tid til å prate akkurat nå.
3. De er ikke interessert i det hele tatt.

Selv om målet ditt selvsagt er å booke møtet allerede på den første telefonen, ber kundene ofte om materiale først. Da er det e-posten som avgjør om du fremstår som alle andre, eller som den de faktisk vil møte. Du må skille deg ut!

6 tips til hvordan du bør formulere en e-post

1. Vær kort og konkret

Du vil at det du sender skal gjøre dem nysgjerrige, så gjør nettopp det! Ikke send en lang historie, men bare nøyaktig det du tilbyr. Du ønsker å bli invitert inn, så kjemp mot følelsen av at de må vite alt du kan. Det lærer de på møtet.

2. Referer til samtalen

Vær nøye med å bruke navnet på den du snakket med. Referer til det dere diskuterte over telefonen. Husk å takke for at du fikk noen minutter av personens travle timeplan.

3. Vis personlig interesse

Vis at du har mer kunnskap enn bare navnet på personen du snakket med. Fremhev detaljer fra samtalen som du ikke lett kunne funnet på nettet, noe som viser at du virkelig lyttet. Denne typen skriftlig kundedialog øver vi også på i salgstreningen vår. Sørg for at mottakerne føler at e-posten er personlig rettet mot dem, og ikke en generisk bransje-e-post eller, enda verre, en standard e-post som ikke er relevant for deres virksomhet. I vår erfaring er det nettopp den personlige, relevante e-posten som får svar, mens masseutsendelsene forblir ulest.

4. Ikke virk panisk

Unngå å vise at du ønsker et møte tidlig i e-posten, da dette kan virke noe panisk. Vis heller at du er trygg i din rolle. Mot slutten av e-posten kan du legge til en kommentar som tar høyde for at dere kommer til å møtes: «Hvilken dag passer det best for en kort samtale? Vi kan møtes over video (Zoom, Teams osv.) eller kombinere det med en lunsj. På denne måten unngår vi å sløse med noens tid.» Dette viser at du respekterer kundens tid.

Spør aldri om de ønsker å møtes, og unngå ordet «kanskje». Spør direkte når det passer, eller foreslå en tid selv.

5. Ta det neste steget

Forbered kunden på at du kommer til å ta kontakt. Skriv for eksempel: «Jeg ringer deg klokken 12.00 på torsdag.» På denne måten vet kunden at de bør gjennomgå materialet du har sendt, slik at den neste samtalen ikke blir pinlig.

6. Test e-posten din

Test gjerne e-posten på en kollega eller venn. Be dem om å opptre som en kunde og spør: «Hvordan ville du reagere hvis du fikk denne e-posten?» Ta imot og benytt deg av hjelpen du får.

Å formulere en e-post

Mye av salgstiden vår går med til å sende e-poster. Som du forstår, er kommunikasjonen her avgjørende. Derfor er det utrolig viktig at du tar denne delen av salget på alvor. Det handler om kvalitet, ikke bare kvantitet. Bruk tipsene du nå har fått, så vil du merke at responsen forbedres.

Lykke til!