Hva er KPI? Hvorfor skal vi bruke KPI? Hvordan skal vi bruke KPI?

Et etablert verktøy

KPI står for Key Performance Indicator, på norsk gjerne nøkkelindikator. Det er en målbar beskrivelse av de kriteriene som er mest avgjørende for en bedrifts suksess. Så enkelt kan det sies, og likevel møtes begrepet av både skepsis og begeistring. Vi skal derfor svare kort og enkelt på tre spørsmål:

• Hva er KPI?
• Hvorfor skal vi bruke KPI?
• Hvordan skal vi bruke KPI?

Du får også noen konkrete eksempler på hvordan KPI-er brukes i mange av dagens salgsorganisasjoner. Etter at du har lest hele artikkelen, håper vi du ender opp med samme konklusjon som vi har gjort. En konklusjon som kan få stor betydning for både deg og din bedrift.

Hva er KPI?

Noen ser på KPI-er som overvåkning, et verktøy ledelsen bruker for å kontrollere sine medarbeidere. Andre ser på dem som helt nødvendige for å ha rett fokus, en mulighet til å øke effektiviteten og stadig heve resultatene.

Selve ordet gir svaret: KPI-ene er en målbar beskrivelse av de kriteriene som er mest avgjørende (Key) for en bedrifts suksess. De indikerer om man er på rett vei til å nå bedriftens overordnede mål og strategier. Det finnes både «harde» og «bløte» KPI-er, og kombinert gir de den absolutt største effekten.

Hvorfor skal vi bruke KPI?

• Det gjør det lettere å prioritere riktig i hverdagen.
• Det øker muligheten for tidlig og presis inngripen hvis utviklingen går i feil retning.
• Det kan sikre at all innsats i hverdagen understøtter bedriftens strategiske retning.
• Det kan øke effektiviteten og produktiviteten som følge av økt fokus.
• Det gir tydelige mål det skal jobbes mot.
• Det kan skape økt motivasjon hos team og individer.
• Det gir muligheten for mer nyansert feedback.
• Det gjør oppfølging av atferd og prestasjon lettere.
• Det gir mulighet for en mer objektiv sammenligning av prestasjon på tvers av bedriften.
• Det gjør det lettere å sammenligne prestasjoner med konkurrenter.
• Det gjør det lettere å ta riktige og viktige beslutninger.

KPI-ene forteller hva som skjer; salgstreningen vår jobber med hvorfor, og hvordan tallene flyttes.

Hvordan skal vi bruke KPI?

• KPI-ene må være relevante for bedriften, teamet eller personen.
• KPI-ene må være målbare og kunne rangeres.
• KPI-ene må være justerbare.
• KPI-ene må kunne støttes opp av nødvendig kompetanse.
• KPI-ene må følges opp gjennom personlig feedback og handlingsplaner. Hvordan den oppfølgingen kan settes i system, har vi skrevet om i artikkelen om ledelsespulsen.
• KPI-ene i seg selv endrer ikke resultatene. Det må settes i gang tiltak.

OBS! Det må ikke jobbes med for mange KPI-er om gangen.

En KPI som ikke leder til en beslutning er kun statistikk.

Hva er noen typiske KPI-er for en salgsorganisasjon?

Servicevirksomhet som streber etter høy kundetilfredshet

• Svartid hos kundeservice (hard KPI)
• Servicemedarbeidernes evne til å skape et godt førsteinntrykk (bløt KPI)

Salgsorganisasjon som streber etter vekst i omsetningen

• Antall møter med nye kunder (hard KPI)
• Selgerens evne til å håndtere innvendinger (bløt KPI)

PS! Bløte KPI-er må rangeres og vurderes av leder, medarbeider, en anonym testkunde (såkalt mystery shopper), kunde eller en kombinasjon av disse.

KPI-er er ikke bare anvendelige på bedriftens overordnede nivå. De kan også brukes på avdeling, team og individer. Uansett nivå er målet det samme: å definere og måle de indikatorene som fører til suksess.

Kort konklusjon

Nå trenger du ikke lenger å stille deg selv spørsmålet «hva er KPI?». Du vet hvordan verktøyet hjelper bedrifter, avdelinger, team og individer med å nå sine strategiske mål. Det er imidlertid opp til deg å vurdere om det er verdt å bruke.

Vår konklusjon er krystallklar: KPI er et svært viktig verktøy som alle bedrifter bør jobbe aktivt med!