At en virksomhet henter inn en HR-rådgiver utenfra for en periode, eller noen timer i uka, i stedet for å ansette en selv. Rådgiveren skriver rutiner og maler, gir råd i personalsaker og kjenner regelverket. Personalansvaret for medarbeiderne følger ikke med: det ligger som regel hos nærmeste leder.

Hvem har personalansvaret når HR er leid inn?

Som regel nærmeste leder, akkurat som når HR er ansatt. Den innleide rådgiveren kan gi råd og følge en sak, men samtalene med medarbeideren, oppfølgingen ved sykefravær og beslutningene i personalsaker ligger hos lederen og virksomheten.

Hvorfor opplever medarbeiderne HR ulikt når rutinene er de samme?

Fordi rutinen blir til i lederens hender. Lederen tolker den, tilpasser den og bestemmer hvordan samtalen blir. I forskningen på hvordan HR-rutiner blir gjennomført i praksis, regnes nærmeste leder som den som først og fremst gjør jobben. To ledere med samme rutine kan derfor gi to ulike opplevelser av HR.

Hvordan finner vi ut hvilken HR medarbeiderne møter?

Velg tre øyeblikk der HR merkes: når noen begynner, når noen blir syke, og når noen er uenige med lederen sin. Spør medarbeidere som nylig har vært gjennom dem hva som skjedde, og sammenlign med det rutinen sier. Se etter forskjellene mellom lederne, ikke etter snittet.

Hvorfor gjør lederne HR-arbeidet så ulikt?

Fordi lederne har ulike forutsetninger for å gjøre det. Lederen trenger kunnskap om personalarbeid, motivasjon til å gjennomføre rutinen og se nytten av den, et overkommelig antall medarbeidere og tid til å følge dem opp. Spør hva lederen trenger før dere spør hvem som har sviktet.

HR til leie: hva det er, og hva medarbeiderne merker av det

Samme rutine, to sykmeldinger

To avdelinger har samme rutine for sykefravær. Den sier det loven sier: arbeidet med oppfølgingsplanen skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være klar senest etter fire uker.

I den ene avdelingen ringer lederen den første uka. Lederen spør hvordan det går, og hva som skal til for at det blir lettere å komme tilbake. I den andre kommer et skjema på e-post dag 27, med en kort beskjed om å fylle det ut.

Begge planene var klare innen fire uker. Men de to medarbeiderne har møtt to helt ulike utgaver av HR.

Her ligger kjernen i spørsmålet om HR til leie. HR til leie betyr at en virksomhet leier inn en HR-rådgiver for en periode, eller noen timer i uka, i stedet for å ansette noen. Rådgiveren kan skrive rutinen. Utgaven medarbeideren møter, blir til hos nærmeste leder.

Hva er HR til leie?

HR til leie er HR-kompetanse dere kjøper for en periode, i stedet for å ansette den. Det kan være en rådgiver på heltid mens en HR-ansatt har permisjon. Det kan også være en konsulent som selger et visst antall timer i måneden.

Rådgiveren leverer det som kan skrives ned og gjøres på avstand. Det gjelder rutiner, maler, arbeidsavtaler og personalhåndboka, råd i en vanskelig personalsak og kunnskap om regelverket. Mange mindre virksomheter mangler den kunnskapen selv, og den tar tid å bygge opp.

Det som ikke følger med, er personalansvaret. Det ligger som regel hos nærmeste leder, enten HR er ansatt eller leid inn. Lederen tar samtalen når noen begynner, når noen blir syke, og når noen er uenige.

HR finnes i tre utgaver

Når vi snakker om HR i en virksomhet, snakker vi om tre ting på en gang.

Rutinen slik den er skrevet. Den står i personalhåndboka, i malene og i årshjulet. Den gjelder likt for alle.

Rutinen slik lederen gjør den. Lederen bestemmer når samtalen tas, hvor lang den blir, hva som blir sagt, og hva som blir fulgt opp. Den varierer fra leder til leder.

HR slik medarbeideren opplever den. Denne utgaven lever medarbeideren med. Når noen sier at HR fungerer godt eller dårlig hos dere, snakker de om den.

HR glipper i avstanden mellom den første og den tredje. Lederen som sender skjemaet dag 27, har kanskje fjorten medarbeidere og en full kalender. Ingen har vist lederen hvordan en god første samtale ser ut.

Hvorfor blir HR til hos lederen?

Roodbari og kolleger har gått gjennom 62 studier av hvordan HR-rutiner blir gjennomført i praksis. Nesten halvparten handler om nærmeste leder, og i forskningen regnes lederen som den som først og fremst gjør jobben. Lederen tolker rutinen, gir den videre og tilpasser den. Der lederen tar del, henger det sammen med at medarbeiderne godtar rutinene og er mer fornøyde med dem. På lengre sikt henger det sammen med mer engasjement og færre som vil slutte.

Det samme ser dere i de norske systemene. Virksomheten oppgir selv hvem som er nærmeste leder for en sykmeldt, og NAV sender verktøyene og påminnelsene til den lederen. Loven sier hva som må være klart innen fire uker. Den sier ingenting om hvordan den første samtalen føles.

Vår oppfatning er derfor at en innleid HR-rådgiver kan gjøre den første utgaven av HR bedre, og gi lederne gode råd. Den andre og den tredje skjer i samtalene mellom lederen og medarbeideren, og der er rådgiveren sjelden til stede.

Artikkelen fortsetter lenger ned

Tre sider fra en Talent Insights-rapport, med grafer for atferd og drivkrefter

Eksempelrapport

Hva om tidstyven ikke er kalenderen, men atferden?

Se svaret i rapporten.

Vi tar bare kontakt hvis du ber om det. Les personvernerklæringen.

Send meg også nyhetsbrevet. Avmelding når som helst.

Slik ser dere hvilken HR medarbeiderne møter

Dere trenger ikke en ny rutine for å finne ut av dette. Dere trenger å se på den tredje utgaven.

Velg tre øyeblikk der HR merkes

Når noen begynner, når noen blir syke, og når noen er uenige med lederen sin. I disse øyeblikkene møter medarbeideren HR, og der står rutinen sin prøve.

Spør dem som nylig har vært gjennom dem

Hva skjedde den første uka? Hvem tok kontakt, og når? Hva ble sagt, og hva ble fulgt opp? Sammenlign svarene med det rutinen sier. Se etter forskjellene mellom lederne, ikke etter snittet.

Gi lederne et felles språk

Medarbeidere reagerer ulikt på den samme samtalen. Den ene vil ha en plan med datoer, den andre vil bli spurt hvordan det går før noe annet blir sagt. Analysene gir lederne et felles språk for atferd og drivkrefter, så de kan tilpasse samtalen til den de snakker med, uten å endre rutinen.

Spør hva lederne trenger

Finner dere store forskjeller, spør hva lederne mangler. Det kan være tid, færre medarbeidere å følge opp, kunnskap om hvordan samtalen tas, eller en rutine de ser nytten av. Hvordan lederen kan føre selve samtalene, har vi skrevet om i artikkelen om hvordan lederne bør føre samtalene med medarbeiderne.

Kort konklusjon

HR til leie er HR-kompetanse dere henter inn for en periode: rutiner, maler, råd og kunnskap om regelverket. Det gjør den skrevne HR-en bedre. Medarbeiderne opplever likevel HR slik nærmeste leder gjør den, og personalansvaret ligger hos lederen, enten HR er ansatt eller leid inn. Se derfor på den tredje utgaven. Spør hva som skjedde sist noen begynte, ble syke eller var uenige, og sammenlign med det rutinen sier.