De fleste personkonflikter på jobben er uklare roller i forkledning

Hvordan håndterer du konflikter på arbeidsplassen som leder?

Begynn med å finne ut hva konflikten er før du prøver å løse den. Spør begge parter hva de mener oppgaven krever, og hvem som bestemmer hva. Er svarene ulike, ligger årsaken ofte i organiseringen, ikke i menneskene. Rett opp der først, og ta relasjonen etterpå.

Mange ledere kaster seg rett på samtalen. To som ikke fungerer sammen, inn på kontoret, snakke ut, håndtrykk. Noen ganger holder det.

Men når de samme to sitter der igjen tre uker senere med en ny versjon av samme sak, har du tørket gulvet uten å se opp i taket. Vannet kommer et annet sted fra.

Hvorfor kalles så mange konflikter personkonflikter?

Fordi det er den enkleste forklaringen. Når to kolleger tørner sammen gang på gang, ser vi personene og ikke oppgaven de strever med. Gjentakelsen er selve sporet: friksjon som kommer tilbake i samme form, skyldes som regel uklare roller, overlappende ansvar eller en beslutningsvei ingen har sagt høyt.

Et eksempel vi har møtt hos flere kunder: en selger lover levering til fredag, mens kundeservice må ta telefonen når det glipper. Etter et halvt år beskriver de hverandre som henholdsvis arrogant og negativ. Ingen har bestemt hvem som får love hva, og til hvem. Lederen som kaller dette en personkjemi-sak, har valgt den forklaringen som krever minst av ham selv.

Vår vurdering: en stor del av det ledere kaller personkonflikter, er uavklart arbeidsdeling som har fått gjære. Det er ubehagelig, fordi det flytter en god del av ansvaret tilbake til den som leder.

Hva gjør du i selve samtalen?

Snakk med én om gangen først, og be dem beskrive arbeidet, ikke kollegaen. Hold deg til det som lar seg observere: hva som ble sagt, når det skjedde, hva som skjedde etterpå. Karakteristikker oversetter du til handling. «Han er arrogant» blir «han svarte ikke på e-posten før fristen gikk ut».

En formulering du kan låne: «Jeg vil forstå hvor jobben din stopper opp. Fortell meg om siste gang det skjedde.»

Når du har hørt begge, har du som regel to nokså like beskrivelser av et arbeidsforløp og to helt ulike forklaringer på hvorfor det skar seg. Da har du noe å ta tak i som ikke krever at noen taper ansikt. Du kan sette dem sammen, legge frem det du har sett, og bestemme det som ikke er bestemt. Rekkefølgen betyr mye: rydd i saken, så i tonen. Motsatt vei ender ofte med at folk blir enige om å være hyggelige, uten at noe endrer seg i praksis.

Hvilke konflikter bør du la ligge?

De faglige. Uenighet om hvordan en oppgave løses er ikke en konflikt, det er arbeid. Et team der ingen sier imot har ikke fred, det har resignert. Grip inn når uenigheten flytter seg fra sak til person, når tonen blir usaklig, eller når to slutter å dele informasjon.

Noen ledere går inn i alt. Det koster mer enn det smaker, og det lærer folk at friksjon er noe sjefen skal fikse. Andre går aldri inn. Begge deler er en form for fravær.

Hva gjør du når konflikten allerede har satt seg?

Senk ambisjonen. En sak som har ligget i månedsvis, ender sjelden med at partene liker hverandre igjen. Målet er et arbeidsforhold som fungerer: hvem gjør hva, hvem bestemmer hva, hvordan dere snakker sammen i møter, og hva som skjer hvis det låser seg på nytt.

Skriv ned det dere avtaler, send det til begge i samme e-post, og sett en dato for å møtes igjen. Er saken alvorlig, eller berører den varsling og arbeidsmiljøet, følger du bedriftens rutiner og trekker inn HR og verneombud. Er du selv part i uenigheten, skal du ikke lede prosessen. Da hjelper du dem best ved å hente noen utenfra.

Og noen ganger kommer du til at to mennesker rett og slett ikke skal jobbe tett sammen. Det er ikke et nederlag. Det er en beslutning, og den er din å ta.

Kort konklusjon

Konflikter mellom kolleger er sjelden bare kjemi. Se etter mønsteret: kommer den samme uenigheten tilbake i ny drakt, ligger årsaken som regel i uklare roller og beslutninger ingen har tatt. Snakk med hver for seg, hold deg til handlinger framfor karakteristikker, og avklar arbeidet før du prøver å reparere relasjonen. Klarer du å finne hullet i taket, slipper du å tørke det samme gulvet hver eneste måned.