Hva forteller en atferdsanalyse om hvordan en person jobber best?

Det rapporten leser, og det den lar være å lese

En atferdsanalyse beskriver hvordan folk foretrekker å jobbe. Hvilket tempo de holder, hvor direkte de sier fra, hvor mye kontakt med andre de trenger underveis, og hvor mye struktur de vil ha på plass før de bestemmer seg. Den peker på hvilke arbeidsforhold som gir flyt, og hvilke som koster energi.

Den sier ingenting om hvor dyktige de er.

Bildet vi ofte bruker med kunder, er medvind og motvind. To like kompetente medarbeidere kan levere samme resultat, men den ene har hatt vinden i ryggen, mens den andre har brukt halvparten av kreftene på å stå oppreist. Analysen viser hvor vinden kommer fra. Den avgjør ikke hvem som løper fortest.

Hva betyr «jobber best» når vi snakker om atferd?

Det handler om forholdene rundt arbeidet, ikke om oppgavene i seg selv. Fire spørsmål dekker mesteparten: hvor raskt må beslutninger tas, hvor mye kontakt med andre krever dagen, hvor forutsigbar er rammen, og hvor mye detaljer må sitte før noe sendes ut. Svarene forteller hvor energien kommer fra og hvor den forsvinner.

Ta to prosjektledere i samme avdeling. Den ene tar avgjørelsen i gangen og korrigerer underveis. Den andre vil ha grunnlaget på bordet, leser det gjennom en gang til og lander først da. Begge holder frist. Men gi den første en beslutningsprosess med tre godkjenningsledd, og driven forsvinner. Gi den andre en beslutning på halvannen time uten underlag, og resten av dagen går med til å sjekke at valget var riktig.

Hvorfor kjenner folk seg igjen i beskrivelsen?

Fordi analysen setter ord på noe de har merket lenge uten å ha språk for det. Mange medarbeidere vet godt at torsdagsmøtet tapper dem, eller at de leverer best når de får oppgaven skriftlig kvelden før. De har bare ikke hatt en akseptabel måte å si det på uten at det høres ut som en unnskyldning.

Der ligger den største verdien av en rapport: den gjør slike samtaler mulige uten at noen må forsvare seg. Den vanligste feilen vi ser, er at rapporten leses som en beskrivelse av personen. Den beskriver situasjoner i jobben.

Derfor lar vi aldri en rapport gå ut alene i analysene våre. Den skal leveres i en samtale der personen selv får si hva som stemmer, hva som ikke gjør det, og hva personen kjenner igjen fra de siste månedene.

Hva svarer analysen ikke på?

Den svarer ikke på hvor gode folk er i faget sitt, hva de har levert før, eller hvorfor de velger som de gjør. Den skiller ikke mellom de som er stille fordi de tenker best alene, og de som er stille fordi ingen har hørt på dem på et halvt år. Alt dette må du finne ut av i samtale.

Les rapporten som en samling hypoteser. «Dette ser ut til å gi deg flyt. Kjenner du deg igjen?» Noen ganger får du et klart ja. Noen ganger får du: «Det stemte i forrige jobb, men her fungerer det motsatt.» Da har du lært noe viktigere enn det rapporten sa.

Hvordan gjør du dette om til noe som skjer i uka som kommer?

Ta én situasjon, ikke hele mennesket. Velg noe som gjentar seg, og endre én ting i rammene rundt arbeidet. Slik jobber vi med det hos kunder:

• Sjekk før du tolker. «Slik jeg leser dette, jobber du best når du får rammen i god tid. Stemmer det med hvordan du opplever mandagene?»
• Endre forholdene, ikke personen. Send agendaen et døgn før møtet i stedet for å be noen bli flinkere til å ta ordet.
• Avklar hva som gjelder når det haster. Mange av de skarpeste konfliktene handler om ulikt syn på hvor mye som må være avklart før noe settes i gang. Ti minutter på dette sparer uker.
• Hent det opp igjen. Innsikt fra en analyse er ferskvare. Sett en påminnelse om seks uker og spør hva som ble annerledes.

Én endring som holder, er verdt mer enn fem gode intensjoner fra samme samtale.

Kort konklusjon

En atferdsanalyse gir deg et arbeidskart, ikke en dom. Den viser hvilket tempo, hvor mye kontakt og hvor mye struktur en person fungerer godt med, og den gjør det mulig å snakke om forskjeller uten at noen tar det personlig. Kompetanse, resultater og egnethet må du fortsatt vurdere på andre måter. Verdien viser seg først når dere endrer noe i rammene rundt arbeidet, og ser etter om det ble lettere.