Analyserapporten blir nyttig først når den ender i noen få avtaler

Der rapporten oftest blir liggende

Rapportene er lest. Samtalen var god, folk kjente seg igjen, og noen sa til og med at dette forklarte mye av det som har gnaget i teamet. Så gikk det fem uker, og møtene ser ut akkurat som de alltid har gjort.

Veien videre er mindre imponerende enn mange håper. Velg ett eller to mønstre fra rapporten. Oversett dem til en situasjon som gjentar seg hver uke. Avtal hva den enkelte gjør annerledes akkurat der, si det høyt til dem som merker forskjellen, og sett en dato for å se på avtalen igjen. Endringen ligger i avtalen, ikke i rapporten.

Innsikt er ferskvare

Gjenkjennelsen er sterkest den dagen dere leser rapporten. Uke for uke blir den svakere, helt til den er en hyggelig ting dere gjorde i vår.

Derfor er tempo viktigere enn perfeksjon. En middelmådig avtale som iverksettes på mandag slår en gjennomtenkt handlingsplan som skal ferdigstilles «når vi får ro». Analysene gir dere språket: DISC beskriver hvordan dere kommuniserer og bestemmer, 12 Drivkrefter hvorfor noe gir energi og noe annet tapper, EQ hva som skjer med samspillet når presset øker. Språket i seg selv endrer ingenting. Det gjør det bare mulig å snakke om det som skal endres uten at samtalen blir personlig.

Les mer om hva de ulike analysene måler: Treffsikre analyser

Fem steg som gjør rapporten om til praksis

Stegene under tar til sammen under to timer i første runde. Den store investeringen er ikke lesningen, men de fire ukene etterpå.

Les rapporten alene før dere snakker sammen

Gi den enkelte tid til å lese sin egen rapport i fred, med to spørsmål i bakhodet: hva kjenner jeg meg igjen i, og hvor stusser jeg? Stussingen er ofte det mest interessante. En rapport som beskriver høy grad av struktur hos en person som opplever seg selv som spontan, sier gjerne noe om hvordan jobben har formet henne, ikke at analysen bommer.

Uten denne lesingen blir tilbakemeldingssamtalen en forelesning. Med den kommer folk forberedt og med egne spørsmål.

Velg to setninger og legg resten bort

Be hver enkelt streke under to setninger i rapporten som treffer noe de kjenner igjen fra jobben sin. Ikke ti. To.

Det høres smått ut, og det er poenget. En avdeling vi jobbet med i teknisk salg hadde funnet elleve forbedringspunkter etter et arbeidsmøte. Etter et halvår hadde de gjort null av dem. Da de kuttet til to, satt begge før sommeren.

Oversett funnet til en situasjon i kalenderen

Her ryker de fleste prosessene. «Jeg skal bli flinkere til å lytte» er ikke en avtale, det er en god intensjon. Situasjonen mangler.

Still tre spørsmål til hvert funn:

• I hvilket møte, hvilken samtale eller hvilken oppgave merkes dette mest?
• Hvem andre er til stede når det skjer?
• Hva gjør du annerledes der, i klartekst?

«Jeg skal lytte bedre» blir da til «I mandagsmøtet stiller jeg ett spørsmål før jeg gir mitt eget forslag.» Det kan et voksent menneske holde.

Skriv avtalen så en kollega kan se om den holdes

Test formuleringen mot en enkel regel: kan sidemannen din svare ja eller nei på om avtalen ble holdt sist uke? Hvis ikke, er den for løs.

To eksempler fra samme rapport, samme person:

• Løst: «Jeg skal gi mer informasjon til teamet.»
• Presist: «Agendaen sendes dagen før, ikke samme morgen.»

Den andre koster fem minutter og merkes umiddelbart av en kollega som trenger tid til å forberede seg. Det er slik drivkrefter og atferdsstil blir noe annet enn teori: en av dere trenger detaljene i god tid, en annen bestemmer seg helst i rommet, og forskjellen løses i praksis av når e-posten går ut.

Sett datoen for ettersynet med en gang

Før dere forlater rommet: tre til fire uker fram, tjue minutter i kalenderen, med navn på hvem som kaller inn.

Ettersynet har tre spørsmål. Hva ble holdt? Hva ble ikke holdt, og hva stod i veien? Skal avtalen justeres eller erstattes? Møtet er ikke en kontroll, det er stedet der dere oppdager at avtalen var urealistisk eller at den har begynt å gå av seg selv. Begge deler er nyttig å vite.

Replikker dere kan låne

Mange stopper opp fordi de ikke vet hvordan de skal ta ordet uten at det blir høytidelig. Lån gjerne disse formuleringene:

Til teamet: «Jeg har lest rapporten min og skal prøve én ting i statusmøtene framover. Si fra hvis dere ikke merker forskjell innen midten av neste måned.»

Til en kollega: «Du vil ha grunnlaget på plass før du bestemmer deg, og jeg drar ofte for fort. Får du underlaget dagen før, sparer vi begge tid.»

I ettersynet: «Avtalen din holdt tre av fire uker. Hva skjedde den fjerde?»

To feller vi ser ofte

Rapporten blir en merkelapp. «Han er jo rød, du vet» sitter løst, og da er analysen brukt til å forklare bort atferd i stedet for å endre den. Motmiddelet er å snakke om situasjoner, ikke om mennesketyper: hva skjer i dette møtet, hva trenger den andre, hva gjør vi neste gang.

Den andre fellen er at alle skal endre alt samtidig. Ti personer med tre avtaler hver gir tretti nye vaner i en avdeling som allerede har fullt kjør. Da vinner samme tralten, hver gang.

Lederen går først

En leder som deler ut rapporter uten å endre noe selv, får et team som leser og glemmer. Ingenting av dette er urimelig arbeid, men rekkefølgen betyr noe: den som ber andre om å avtale noe målbart, bør ha sin egen avtale klar først, og bør si den høyt i samme møte.

Vår vurdering er at det er her de fleste analyseprosjekter avgjøres, ikke i valget av rapport. En ledergruppe som viser fram sine egne to punkter og lar seg måle på dem, får en helt annen respons enn en som sender ut lenken og ber folk lese innen fredag.

Vil dere se atferd, motivasjon og emosjonell intelligens i sammenheng før dere velger hva dere skal jobbe med, finner dere mer her: Helhetlig menneskeinnsikt

Kort konklusjon

En analyserapport er et bilde, ikke en endring. Bildet blir til noe når dere plukker ut lite, kobler det til en situasjon som gjentar seg, skriver avtalen så presist at noen andre kan se om den holdes, og setter datoen for ettersynet før dere går fra bordet. Innsikten er ferskvare, så start mens gjenkjennelsen sitter. Og hold antallet nede: to avtaler som lever i november er verdt mer enn elleve som ble skrevet i mai.