Kultur i en ansettelse handler om arbeidsmåter, ikke likhet

Når «passer inn» betyr «ligner på oss»

Dere vurderer kultur med de samme verktøyene som resten av jobben: kravprofilen, intervjuet, arbeidsprøven, referansene og regelen som setter svarene sammen. Kulturen trenger ikke et eget verktøy. Den trenger å bli beskrevet så presist at verktøyene kan vurdere den, og da vurderer dere arbeidsmåter i stedet for likhet.

Så lenge kulturen bare finnes som en følelse, blir den målt med en følelse. Liker vi personen? Snakker kandidaten som oss? Ville vi tatt en kaffe sammen? Da har kulturmatch blitt likhetsmatch, uten at noen bestemte det.

Myte: kulturen merker du i rommet

Det første inntrykket kommer før noen har stilt et eneste spørsmål. Kandidaten kommer inn, dere småprater om trafikken og felles bekjente, og stemningen setter seg. Spørsmålet er hva stemningen består av.

I strukturerte øvingsintervjuer vurderte intervjuerne kandidaten etter to eller tre minutter småprat. Inntrykket av hvor dyktig kandidaten virket, hang sammen med skåren kandidaten fikk senere, også hos intervjuere som ikke var med på småpraten. Sympati og opplevd likhet gjorde ikke det. De hang bare sammen med skåren hos den som selv hadde småpratet (Barrick, Swider og Stewart). Vår oppfatning er at sympatien derfor sier mer om intervjueren enn om kandidaten.

Dere skal ikke slutte å prate med folk. Men småpraten skal ikke få stemme. Vi anbefaler en enkel regel: ingen vurdering skrives ned før dere har stilt de faste spørsmålene.

Myte: kultur kan ikke skrives ned

«Kulturen sitter i veggene», kan det hete. Men kultur er hvordan dere jobber sammen, og det kan beskrives. Spør heller hva som skjer hos dere en vanlig uke. Hvem tar ordet når en kunde klager? Hvor raskt venter dere svar fra en kollega? Sier folk fra i møtet, eller etterpå på gangen?

Velg de tre eller fire arbeidsmåtene som skiller dere fra andre, og skriv dem som noe en utenforstående kan se. «Vi er uformelle» kan ingen vurdere. «Vi tar uenighet åpent i møtet og følger opp skriftlig samme dag» kan dere spørre etter, se i en arbeidsprøve og sjekke med en referanse.

Prøv hvert krav med spørsmålet «Hva ville vi se kandidaten gjøre hvis dette stemmer?». Finner ingen et svar, er kravet en stemning. Et kulturkrav som ingen klarer å skrive ned, bør ikke få stemme i ansettelsen.

I vår erfaring går dette arbeidet først: kravprofilen før kandidatene og før analysene. Ofte går mer tid til profilen enn til intervjuene, og den tiden får dere igjen når dere skal velge.

Myte: arbeidsprøven er bare for fagkunnskap

I arbeidsprøven ser dere arbeidsmåtene i bruk, i stedet for å høre dem fortalt. Hent oppgaven fra en vanlig arbeidsuke hos dere, gjerne med litt uklarhet innebygd. Da ser dere hvordan kandidaten spør, prioriterer og håndterer det som ikke står i beskrivelsen.

La gjerne en kollega fra teamet være med. Kandidaten får se hvordan det er å jobbe hos dere, og teamet ser kandidaten i arbeid i stedet for i en samtale. Kollegaen vurderer etter de samme kriteriene som resten av panelet.

Myte: et erfarent panel veier alt riktig til slutt

Intervjuene er gjort, arbeidsprøven er vurdert og referansene er ringt. Så setter panelet seg ned, og en halvtime senere har dere en kandidat. Det føles grundig.

En metaanalyse (Kuncel og kolleger) har sett på nettopp dette steget i ansettelser og opptak, der opplysningene enten settes sammen etter en fast regel eller veies etter skjønn. Skjønn betydde her både at én person veide alt i hodet, og at flere ble enige i et møte. Den faste regelen traff klart bedre på hvordan folk senere gjorde jobben, også når de som vurderte, kjente stillingen og arbeidsplassen godt. Forfatterne mener at ekspertene gjør mest nytte når de samler inn opplysningene om kandidatene, og at selve sammenveiingen bør gjøres etter en fast regel.

Vi anbefaler å stramme inn her først. Det er her kulturen kan bli en følelse igjen, etter alt arbeidet med kravprofil, spørsmål og arbeidsprøve. La panelets erfaring gå til å spørre og se godt, og la regelen veie svarene sammen.

I praksis setter hver i panelet sin vurdering per kriterium, også for hver av arbeidsmåtene, før dere snakker sammen. Vektene har dere bestemt på forhånd. Samtalen handler om hvor dere er uenige, og hva kandidaten sa eller gjorde som forklarer det. Er den eneste begrunnelsen at kandidaten «passet inn», kan det være sympatien fra småpraten som har fått stemme likevel. Da bør den vurderingen falle.

Slik henger verktøyene sammen

Rekkefølgen betyr noe, fordi hvert verktøy lener seg på det forrige.

1. Kravprofilen beskriver oppgavene og de tre eller fire arbeidsmåtene som skiller dere.
2. Det strukturerte intervjuet stiller de samme spørsmålene i samme rekkefølge til alle, hentet fra deres egen hverdag.
3. Arbeidsprøven viser arbeidsmåtene i praksis.
4. Referansene spør etter de samme kriteriene, ikke bare «hvordan var kandidaten å jobbe med?».
5. Den faste regelen setter alt sammen.

En analyse av atferd og drivkrefter kan komme inn som støtte. Den gir et felles språk for samtalen om hvordan kandidaten foretrekker å jobbe og hva som gir energi i en rolle. Den er ett av flere grunnlag, ved siden av rollekravene, intervjuet og referansene.

Kort konklusjon

Kulturen hører hjemme i ansettelsen når den er skrevet som arbeidsmåter. Da trenger den ikke egne verktøy, bare en plass i kravprofilen, i spørsmålene, i arbeidsprøven og i referansesamtalen. La så en regel dere avtalte på forhånd sette vurderingene sammen, ikke panelets samlede følelse. Da blir «passer inn» noe dere kan peke på, ikke bare noe dere kjenner.