De beste rekrutteringsverktøyene måler arbeidsmåter, ikke likhet

Når «passer inn» betyr «ligner på oss»

Dere trenger fem rekrutteringsverktøy, brukt i fast rekkefølge: en kravprofil der kulturen står skrevet som arbeidsmåter, et strukturert intervju, en arbeidsprøve hentet fra deres egen arbeidsuke, referanser som spør etter de samme tingene, og en fast regel for hvordan dere setter svarene sammen. Kulturen trenger ikke et eget verktøy. Den trenger å bli beskrevet så presist at de samme verktøyene kan vurdere den.

Det høres enklere ut enn det pleier å bli. De fleste ledere har en ganske klar følelse av hva kulturen deres er. Få har skrevet den ned. Og når kulturen bare finnes som en følelse, blir den målt med en følelse: liker vi personen, snakker kandidaten som oss, ville vi tatt en kaffe sammen?

Slik glir kulturmatch over i likhetsmatch, uten at noen har bestemt det.

Myte: kulturen merker du i rommet

Mange intervjuere stoler på inntrykket fra de første minuttene. Kandidaten kommer inn, dere småprater om trafikken og felles bekjente, og stemningen setter seg. Spørsmålet er hva stemningen består av.

I strukturerte intervjuer har forskere sett at inntrykket av kompetanse fra småpraten fulgte med videre, også til intervjuere som ikke var med på den. Sympati og opplevd likhet gjorde det ikke. De farget bare vurderingen hos den som selv hadde småpratet (Barrick, Swider og Stewart). Sympatien sier altså mer om intervjueren enn om kandidaten.

Dere skal ikke slutte å prate med folk. Men småpraten skal ikke få stemme. En enkel regel hjelper: ingen vurdering skrives ned før dere har stilt de faste spørsmålene.

Myte: kultur kan ikke skrives ned

«Det sitter i veggene» er en vanlig innvending. Kultur er hvordan dere jobber sammen, og det kan beskrives. Spør heller hva som skjer hos dere en vanlig uke. Hvem tar ordet når en kunde klager? Hvor raskt venter dere svar fra en kollega? Sier folk fra i møtet, eller etterpå på gangen?

Velg de tre eller fire arbeidsmåtene som skiller dere fra andre, og skriv dem som noe en utenforstående kan se. «Vi er uformelle» kan ingen vurdere. «Vi tar uenighet åpent i møtet og følger opp skriftlig samme dag» kan dere spørre etter i intervjuet, se i en arbeidsprøve og sjekke med en referanse.

Test hvert krav med spørsmålet «Hva ville vi se kandidaten gjøre hvis dette stemmer?». Finner ingen et svar, er kravet en stemning. Et kulturkrav som ingen klarer å skrive ned, bør ikke få stemme i ansettelsen.

Dette arbeidet gjør vi nesten alltid først når vi hjelper kunder med rekruttering, med kravprofilen før kandidatene. Ofte går mer tid til profilen enn til intervjuene, og den tiden får dere igjen når dere skal velge.

Myte: arbeidsprøven er bare for fagkunnskap

Arbeidsprøven viser mer av arbeidsmåtene enn noe annet verktøy. Hent oppgaven fra en vanlig arbeidsuke hos dere, gjerne med litt uklarhet innebygd. Da ser dere hvordan kandidaten spør, prioriterer og håndterer det som ikke står i beskrivelsen.

La gjerne en kollega fra teamet være med. Kandidaten får se hvordan det er å jobbe hos dere, og teamet ser kandidaten i arbeid i stedet for i en samtale. Kollegaen vurderer etter de samme kriteriene som resten av panelet.

Myte: et erfarent panel veier alt riktig til slutt

Denne myten sitter hardest. Dere har intervjuet, sett arbeidsprøven og ringt referansene. Så setter panelet seg ned, og en halvtime senere har dere en kandidat. Det føles grundig.

Kuncel og kolleger laget den første store sammenregningen av nettopp dette steget i ansettelser og opptak: settes opplysningene sammen etter en fast regel, eller veies de i hodet? En fast regel traff jobbprestasjon klart bedre enn skjønn. Tapet kom også når skjønnet ble utøvd av folk som kjente jobben og virksomheten godt. Erfaring beskytter altså ikke mot å veie feil.

Vi mener dette er stedet å stramme inn først. Når panelet diskuterer fritt, går kulturen tilbake til å være en følelse, og den som snakker høyest, ofte den mest senior i rommet, trekker de andre med seg. Da har dere gjort alt det grundige arbeidet med kravprofil, spørsmål og arbeidsprøve, bare for å la det siste kvarteret avgjøre med magen, og kandidaten dere velger, ligner gjerne mest på den som førte ordet.

Løsningen er enkel å beskrive og krevende å holde. Hver i panelet setter sin vurdering per kriterium, hver for seg, før dere snakker sammen. Dere vekter kriteriene etter en regel dere ble enige om før første kandidat. Diskusjonen handler om hvor dere er uenige, og hva kandidaten sa eller gjorde som forklarer det.

Slik henger verktøyene sammen

Rekkefølgen betyr noe, fordi hvert verktøy lener seg på det forrige.

1. Kravprofilen beskriver oppgavene og de tre eller fire arbeidsmåtene som skiller dere.
2. Det strukturerte intervjuet stiller de samme spørsmålene i samme rekkefølge til alle, hentet fra deres egen hverdag.
3. Arbeidsprøven viser arbeidsmåtene i praksis.
4. Referansene spør etter de samme kriteriene, ikke bare «hvordan var kandidaten å jobbe med?».
5. Den faste regelen setter alt sammen.

En analyse av atferd og drivkrefter kan komme inn som støtte. Den gir et felles språk for samtalen om hvordan kandidaten foretrekker å jobbe og hva som gir energi i en rolle. Den forutsier ikke hvem som lykkes, og den er aldri en dom over et menneske. Den er ett av flere grunnlag ved siden av rollekravene, intervjuet og referansene.

Kort konklusjon

Kultur kan vurderes i en ansettelse, så lenge den står skrevet som arbeidsmåter. Da trenger den ikke egne verktøy, bare en plass i kravprofilen, i spørsmålene, i arbeidsprøven og i referansesamtalen. Det siste steget glipper oftest, så la en fast regel sette vurderingene sammen i stedet for panelets samlede følelse. Gjør dere det, blir «passer inn» noe dere kan forklare også for kandidaten dere sa nei til.