Når holder det med et kurs, og når må folk trene?

Myten om at kursdagen gjør jobben

«Vi har sendt dem på kurs, så nå kan de det.» Setningen dukker opp i budsjettmøter, i medarbeidersamtaler og i planene for neste kvartal. Den hviler på en antakelse om at kurs og trening er to ord for det samme.

Det er de ikke. Et kurs gir kunnskap: folk forstår hva som skal gjøres, og hvorfor. Trening gir ferdighet: folk klarer å gjøre det i farten, når noe står på spill. Trenger dere at folk vet noe nytt, holder et godt kurs. Trenger dere at folk gjør noe annerledes, særlig i samtaler, beslutninger og samarbeid, må de trene. De fleste behov krever begge deler, og da i den rekkefølgen.

Resten av artikkelen handler om hvordan dere skiller de to, og hvordan dere ser hva et behov krever før dere bestiller noe.

To begreper som blandes sammen

La oss være presise på hva ordene betyr her.

Et kurs er en avgrenset gjennomgang der noen formidler stoff til deltakerne, i et rom eller på en skjerm. Målet er forståelse. Dere kan sjekke om det lyktes ved å spørre hva folk vet etterpå.

Trening er gjentatt øving på en bestemt oppgave, med tilbakemelding underveis og flere runder spredt i tid. Målet er at handlingen sitter. Dere kan bare sjekke om det lyktes ved å se hva folk gjør.

Forskjellen ligger verken i stedet eller i lengden. En kursdag kan inneholde trening hvis deltakerne øver på oppgaven og får tilbakemelding på det de gjør. Et program over seks uker kan være ren formidling hvis deltakerne lytter hele veien. En e-læringsmodul kan være begge deler, eller ingen av dem. Det avgjørende spørsmålet er hva deltakerne bruker tiden på. Hører de om oppgaven, eller gjør de den?

Hvorfor myten er for smal

Kunnskap er en forutsetning for ferdighet, men den er ikke ferdigheten. Ta tilbakemelding som eksempel. Etter et godt kurs kan de fleste ramse opp prinsippene: pek på en konkret situasjon, beskriv hva som skjedde, snakk om arbeidet og ikke om personen. Langt færre klarer å gjøre det når kollegaen blir defensiv, klokka går og noen andre venter på dem. Kunnskapen finnes. Ferdigheten gjør det ikke.

At det å gjøre noe selv lærer bedre enn å lytte, er målt. En metaanalyse av realfagsundervisning på universitetet (Freeman og kolleger↗︎ (åpnes i ny fane)) viser at studentene som fikk jobbe med stoffet selv i timen, gjorde det bedre på eksamen, og at halvannen gang så mange strøk eller sluttet der de bare ble forelest for. At den samme retningen gjelder for voksne som skal jobbe annerledes etter opplæringen, er vår vurdering.

Myten har en pris i begge retninger. Kjøper dere kurs for å tette et ferdighetsgap, kommer folk tilbake med gode notater, og gapet står der det sto. Kjøper dere trening der gapet er ren kunnskap, bruker dere dyr øvingstid på noe en kort gjennomgang og litt repetisjon hadde løst.

Når et kurs er riktig svar

Kurset er riktig verktøy når oppgaven har ett riktig svar, og når det folk mangler, er å vite hva svaret er. Typiske eksempler:

• nye regler eller krav fra myndighetene
• en ny rutine eller et nytt skjema
• et nytt system eller verktøy med faste steg
• kunnskap om et produkt eller en tjeneste

Her betyr støtten på arbeidsplassen etterpå lite for om det lærte blir brukt. Enten fyller du ut skjemaet riktig, eller så gjør du det ikke.

Det betyr likevel ikke at én gjennomgang holder. Også kunnskap sitter bedre når folk må hente den fram selv og møter stoffet flere ganger med tid imellom, enn når de får det én gang og leser notatene om igjen. Derfor egner digital opplæring seg godt til kunnskap folk skal kunne hente fram igjen, i små porsjoner fordelt over uker. Et kurs som ender i en mappe på serveren, har gitt folk tilgang, ikke kunnskap.

Når folk må trene

Trening trengs når oppgaven ikke har ett riktig svar, fordi det riktige avhenger av situasjonen og av mennesket på den andre siden av bordet. Det gjelder krevende samtaler, beslutninger under press, samarbeid på tvers og alt som heter ledelse. Slike åpne ferdigheter henger tett sammen med hvordan arbeidsplassen støtter dem etterpå, mens lukkede ferdigheter, som å bruke et dataprogram, nesten ikke påvirkes av det (Blume og kolleger).

Det betyr at trening ikke slutter når økta er over. Den fortsetter i møtet neste uke, der en leder eller kollega ser hvordan det gikk og sier noe om det.

God trening har noen kjennetegn som går igjen:

1. Noen viser hvordan det kan gjøres, med en situasjon deltakerne kjenner igjen fra egen jobb.
2. Deltakerne øver selv, helst på saker de faktisk står i.
3. Noen ser på og gir tilbakemelding på det de gjorde, ikke på hvem de er.
4. Øvingen gjentas i flere runder, med uker imellom, slik at det rekker å glemmes litt før det hentes fram igjen.

Mangler ett av disse, glir treningen fort over i formidling. De samme kjennetegnene gjelder ledertrening, og hva som skiller ledertrening fra et lederkurs, har vi skrevet om i hva god ledertrening er.

Vi står gjerne for en påstand som kan virke streng: en ferdighet ingen har øvd på mens noen så på, er en antakelse om hva folk kan, ikke en ferdighet.

Slik ser dere hva behovet krever

Før dere bestiller noe, hjelper det å stille fire spørsmål om oppgaven folk skal mestre.

Finnes det ett riktig svar? Er svaret ja, er kurs og repetisjon som regel nok. Er svaret nei, trenger folk å øve.

Skal det gjøres i møte med andre mennesker? Alt som skjer i en samtale, endrer seg med den andres reaksjon. Det kan ingen gjennomgang forberede folk fullt ut på.

Hvor ofte skal det brukes? En ferdighet som brukes daglig, får øving gratis i hverdagen. En ferdighet som brukes et par ganger i året, må friskes opp, ellers forvitrer den mellom hver gang.

Hva skal dere se annerledes om tre måneder? Er svaret at folk vet noe de ikke visste, er det kunnskap. Er svaret at folk gjør noe de ikke gjorde, er det ferdighet, og da må det trenes.

De fleste behov ender med et blandet svar. En ny måte å følge opp kunder på krever både at folk forstår modellen og at de klarer å bruke den i en vanskelig samtale. Da gir kurset folk språket og forståelsen, og treningen gjør det om til handling. Rekkefølgen betyr noe. Uten kunnskap vet ikke folk hva de øver på, og uten trening blir kunnskapen liggende.

Et spørsmål dere kan ta med inn i neste planleggingsmøte: «Hva skal folk gjøre annerledes, og hvor skal de øve på det?» Får dere ikke svar på andre halvdel, har dere planlagt et kurs, uansett hva det heter i invitasjonen.

Kort konklusjon

Et kurs gir kunnskap, og trening gir ferdighet. Kurset passer for oppgaver med ett riktig svar, som regler, rutiner og systemer, så lenge folk får hente fram stoffet flere ganger. Trening trengs når folk skal handle annerledes i møte med andre, og den krever øving, tilbakemelding og gjentakelse spredt over uker. Spør hva folk skal gjøre annerledes om tre måneder, så ser dere hvilket av de to behovet krever.