Digital opplæring av ansatte står og faller på lederen, ikke på plattformen

Lenken er sendt, og så blir det stille

Du har kjøpt tilgang til et nettkurs for hele avdelingen. Lenken går ut i en e-post, med en frist om tre uker. Etter to uker viser plattformen at noen har startet og få er ferdige. De som har fullført, jobber omtrent som før.

Det ligner treningskortet som ble kjøpt i januar. Kortet er betalt og døra står åpen, men lite skjer uten en avtale om når du skal dit og noen som spør hvordan det gikk.

Hva bør lederen gjøre, da? Før kurset velger du én situasjon i jobben som skal bli annerledes, sier hvorfor, og setter av tid. Under kurset beskytter du tiden og spør om arbeidet, ikke om framdriften. Etter kurset gir du raskt en anledning til å bruke det nye, tar en kort samtale om hvordan det gikk, og løfter stoffet fram igjen på teammøtene de neste ukene.

Plattformen er det minst viktige valget i hele løpet. Den leverer stoffet, men om stoffet blir brukt, avgjøres i samtalene rundt.

Hvorfor lederen så lett forsvinner fra nettkurset

Et klasserom gir rammer av seg selv. Det er en kursdag i kalenderen, en kursholder som spør, og kolleger i samme rom som snakker om det samme i lunsjen. Når opplæringen ligger på en skjerm, forsvinner alt dette. Kurset blir en oppgave på lista, og oppgaver uten frist og uten noen som spør, havner nederst. I vår erfaring er det her mange løp stopper opp: tilgangen blir regnet som resultatet, og ingen har ansvaret for det som skal skje etterpå.

Lederen er den som kan sette rammene tilbake.

Det krever ikke mye tid. Det krever at du gjør de små tingene på riktig tidspunkt, og at medarbeideren merker at du bryr deg om hva kurset fører til i jobben.

Digital opplæring av ansatte i tre faser

Sjekklisten under følger løpet fra før kurset til ukene etter. Bruk den som en huskeliste og ikke som en oppskrift. Noe vil passe dårlig hos dere, og da hopper du over det.

Før kurset: gi det en jobb å gjøre

Et kurs uten et formål i jobben blir et kurs i seg selv. Derfor starter arbeidet før noen har logget inn.

• Velg én situasjon. Hvilken situasjon skal se annerledes ut når kurset er ferdig? Én holder. Det kan være det første møtet med en ny kunde, en vanskelig telefon eller måten dere skriver tilbud på.
• Si det høyt. Medarbeideren skal høre fra deg hvorfor akkurat dette kurset er valgt. Lån gjerne denne: «Jeg har valgt kurset fordi vi strever med reklamasjonene. Når du er ferdig, vil jeg at du prøver grepet fra modul to neste gang det skjer, så tar vi en prat.»
• Sett av tiden. Legg faste, korte økter inn i kalenderen, i arbeidstiden. Opplæring som skal skje «når det passer», passer sjelden.
• Ta en modul selv. Du kan ikke stille gode spørsmål om noe du aldri har sett.

Under kurset: beskytt tiden og spør om arbeidet

Når driften presser, er opplæringstiden den første som ryker. Den møteinnkallingen som sniker seg inn over kursøkta, er et signal medarbeideren leser godt. Behandle økta som en kundeavtale du ikke flytter uten grunn.

Det andre grepet ligger i spørsmålet du stiller. «Hvor langt har du kommet?» handler om plattformen. «Hva har du lært som du kan bruke denne uka?» handler om jobben, og det krever at medarbeideren henter fram stoffet og forklarer det med egne ord. Den innsatsen fester læringen bedre enn å klikke seg gjennom enda en modul. Har to i teamet samme kurs, la dem ta en del sammen og fortelle hverandre hva de vil prøve først.

Etter kurset: her avgjøres verdien

Det meste av jobben ligger i ukene etter at kurset er fullført. En metaanalyse (Hughes og kolleger) viser at jo mer støtte deltakerne hadde fra kollegene, lederen og organisasjonen etter kurset, desto mer av det de lærte, ble tatt i bruk i jobben, også tre måneder og mer etterpå. Nettopp derfor bør digital opplæring planlegges som et løp med samtaler og repetisjon i ukene etter, og ikke som en modul som skal krysses av.

Fem grep gjør mye her.

1. Gi en første anledning raskt. Sørg for at medarbeideren får bruke det nye i løpet av få dager, mens det fortsatt sitter. Går det en måned før situasjonen dukker opp, er mye av stoffet blitt borte.
2. Ta en kort samtale om situasjonen. Snakk om det som skjedde, ikke om hvordan medarbeideren er. For eksempel: «Du prøvde det nye i møtet med leverandøren i går. Hva skjedde, og hva gjør du likt neste gang?» Ti minutter holder.
3. Løft stoffet fram igjen. Still ett spørsmål om kurset på teammøtet to uker etter, og et nytt en måned senere. Gjentakelse spredt ut i tid holder læringen levende lenger enn én lang økt.
4. Bruk kollegene. La dem som har tatt kurset, vise hverandre hvordan de har brukt det. Folk lærer mye av en kollega som har prøvd det samme i den samme jobben.
5. Se på arbeidet, ikke på fullføringsraten. Statistikken fra plattformen sier hvem som har klikket seg gjennom. Situasjonen du valgte før kurset, sier om noe er blitt annerledes.

Når tiden ikke strekker til

Mange ledere leser en slik liste og tenker at den krever mer tid enn de har. Den krever mindre enn du tror. En setning før kurset, en beskyttet økt, ett spørsmål på et møte du uansett holder, og en kort prat etter første forsøk. Til sammen er det kanskje en time fordelt på flere uker, og det er den timen som avgjør om pengene til lisensene var verdt det.

Det som koster, er å hoppe over alt sammen. Da har du betalt for kurset og fått en rapport om hvor mange som er ferdige, mens arbeidet fortsetter i samme tralten.

Kort konklusjon

Et nettkurs kommer uten rammene et klasserom gir, og derfor er lederen viktigere i digital opplæring enn ellers. Før kurset gir du det en jobb å gjøre, under kurset beskytter du tiden og spør om arbeidet, og etter kurset sørger du for at det nye blir prøvd, snakket om og tatt fram igjen. Som med treningskortet er det avtalen og oppfølgingen som gjør forskjellen, ikke kortet i lommeboka.