Teamutviklingsprogrammet bør måles på hva teamet gjør annerledes etterpå

Der programmene skiller lag

Et teamutviklingsprogram endrer arbeidsmåten når det trener samarbeidet på ekte oppgaver, går over flere uker, begynner med hvem som gjør hva, og har en fast gjennomgang etter at noe er levert. Uten disse fire tingene flytter programmet stemningen i rommet, ikke arbeidet som skjer etterpå.

Det er en ubehagelig setning for en bransje som selger dager.

Vi ser to typer bestillinger. Den ene lyder: «Vi trenger å bli bedre kjent, det har vært mye press.» Den andre: «Beslutningene våre går i sirkel, og saker faller mellom folk.» Den første er et ønske om trivsel, og det er et legitimt ønske. Den andre er et arbeidsproblem, og det er der et program kan gjøre noe et hyggelig døgn aldri gjør.

Teamutviklingsprogram eller teambuilding, hva er forskjellen?

Teambuilding er aktiviteter som skaper felles opplevelser. Teamutvikling er arbeid med selve arbeidsmåten: hvordan oppgaver fordeles, hvordan beslutninger tas, hvordan informasjon deles og hvordan dere lærer av det dere leverer. Forskjellen er ikke hvor gøy det er, men hva som er gjenstand for endring.

Et program kan godt inneholde begge deler. Problemet oppstår når bestillingen handler om det andre og leveransen består av det første. Da får dere en fin dag som får nyhetens interesse i to uker, og så er dere tilbake i samme tralten.

Prøv en enkel test på tilbudet dere har foran dere: hvilken av setningene under ville dere kunne skrive under på åtte uker etter siste samling?

• «Vi kjenner hverandre bedre og har det hyggeligere sammen.»
• «Vi fordeler arbeid, tar beslutninger og følger opp på en annen måte enn før.»

Er det bare den første som er sannsynlig, er det teambuilding dere har kjøpt.

Virker teamutvikling i det hele tatt?

Ja, og det er ikke en trosartikkel. Det er målt i kontrollerte forsøk, altså der noen team fikk trening og sammenlignbare team ikke fikk det. Forskerne gikk gjennom nesten 17 000 studier og satt igjen med 51 som holdt mål, med til sammen 72 tiltak og over 8 400 deltakere. Teamene som fikk trening presterte bedre enn rundt sju av ti team som ikke fikk det, og de endret måten de samarbeidet på (McEwan m.fl. 2017↗︎ (åpnes i ny fane)).

Legg merke til at begge deler ble målt: både at samarbeidet endret seg, og at resultatene ble bedre. Det er ikke det samme som at hvilket som helst opplegg virker. Det er belegg for at teamarbeid lar seg trene, på samme måte som et håndverk lar seg trene.

Derfor skriver vi aldri at et velfungerende team handler om kjemi. Det vi kaller kjemi, er som regel at to personer tilfeldigvis jobber på samme måte, med samme tempo og samme vei fram til en beslutning. Da slipper de å oversette hverandre. Vår erfaring er at den oversettelsen kan læres, og at et team som lærer den slutter å være avhengig av flaks.

Hva må ligge i programmet?

Fire ting, etter vår erfaring fra team i industri, helse og profesjonelle tjenester: rollene først, øving på ekte saker, gjentakelse fordelt over uker, og en fast gjennomgang etterpå. Rekkefølgen er ikke tilfeldig, og den første er den som oftest hoppes over.

Rollene først. Gnisningene i et team ser ut som personforskjeller, og viser seg ofte å være uklarhet om hvem som bestemmer hva, hvem som skal varsles, og hva som regnes som ferdig. Vi begynner derfor alltid med oppgaven og arbeidsdelingen, aldri med samholdet. Samholdet kommer som en følge av at arbeidet henger sammen.

Øving på ekte saker. Et team som øver på en konstruert oppgave lærer å løse den konstruerte oppgaven. Ta med en reell sak som står fast, og la teamet kjøre den gjennom den nye arbeidsmåten mens noen ser på. Det er ubehagelig, og det er poenget. Derfor legger vi teamutviklingen vår rundt saker teamet allerede har på bordet.

Gjentakelse fordelt over uker. Én samlet dag er den svakeste formen dere kan velge, uansett hvor dyktig den som holder den er. Det som fester seg er korte økter med arbeid imellom, slik at teamet rekker å prøve, mislykkes og justere før neste gang.

En gjennomgang etter at noe er levert. Hva skjedde, hva lærte vi, hva gjør vi neste gang. Vår vurdering er at dette er det rimeligste grepet som finnes for å endre måten et team jobber på, fordi det ikke krever et nytt verktøy eller en ny samling. Det krever en halvtime og en som holder i den.

Hva koster det å gjøre det feil?

Den vanligste feilen er ikke å velge dårlig leverandør. Den er å kjøpe et program mot et problem som bor et annet sted: i arbeidsmengden, i uklare mandater fra nivået over, eller i systemer som krever fjorten klikk for å registrere en sak. Et program oppå det koster mer enn det smaker.

Så spør først: er dette noe teamet ikke kan, eller noe teamet ikke får til? Svarene om kompetanse og samspill hører hjemme i et program. Svarene om tid, verktøy og motstridende beskjeder må ryddes før noen bestiller noe.

Den andre feilen er å måle programmet på evalueringsskjemaet fra siste samling. Et skjema måler hvor godt folk likte dagen. Det sier lite om hva som skjer i neste leveranse.

Hvordan vet dere om det virket?

Bestem før oppstart hva dere skal se om to måneder som dere ikke ser i dag, og skriv det som noe et menneske kan observere. Vage mål gir vage svar, og et program uten en slik setning har ingen målestokk annet enn stemningen i rommet.

Noen eksempler vi har sett fungere som målestokk:

• Saker som tidligere gikk i sirkel mellom to funksjoner, lukkes nå av den som eier dem.
• Møter ender i beslutninger med navn og frist, ikke i en oppsummering.
• Uenighet kommer opp i møtet, ikke i korridoren etterpå.
• Nye i teamet vet innen første uke hvem som avgjør hva.

Dette er punkter en leder kan svare ja eller nei på uten et skjema. Klarer dere ikke å formulere en slik setning i forkant, er det i seg selv informasjon: da vet dere ennå ikke hva programmet skal utrette, og det bør avklares før noen setter av dager.

Og et siste råd som koster lite: avtal oppfølgingen før programmet starter, ikke etter. Hvem tar gjennomgangen, når ligger den i kalenderen, og hva skjer når den første kollisjonen kommer. Det som ikke står i kalenderen, skjer i praksis ikke.

Kort konklusjon

Teamarbeid lar seg trene, og det er målt strengere enn de fleste tror. Men et program endrer bare det som er gjenstand for endring. Peker innholdet mot stemning og samhold, er det stemningen som flytter seg. Peker det mot roller, beslutninger, øving og oppfølging, endrer arbeidsmåten seg, og resultatene følger etter. Bestill derfor et program som beskriver hva teamet skal gjøre annerledes, og be om å bli målt på det.