Sikker rekruttering betyr at alle kandidater møter det samme intervjuet

Skjevheten kommer inn lenge før dere merker den

Sikker rekruttering verner mot skjevhet ved å ta bort de stedene der inntrykk får styre alene. I praksis betyr det fire ting. Dere bestemmer kriteriene før første kandidat kommer. Alle kandidater får de samme spørsmålene i samme rekkefølge. Hver intervjuer gir poeng på hvert svar før panelet snakker sammen. Og dere skriver ned begrunnelsen når dere går bort fra det skåren sier.

Ingen av grepene krever nye systemer. De krever disiplin.

Skjevhet handler sjelden om vond vilje. Den kommer fra det helt vanlige: vi liker folk som minner om oss selv, vi husker det første inntrykket bedre enn det tredje svaret, og vi gjør om på stillingen underveis når en kandidat imponerer på noe vi ikke hadde tenkt på. Alle gjør det. Spørsmålet er om prosessen fanger det opp.

Torstein ansatte den han ville drukket kaffe med

Torstein er avdelingsleder og skal ansette en prosjektleder. To kandidater står igjen. Erik kommer inn med fast håndtrykk, nevner tidlig at han har spilt håndball i samme klubb som Torstein, og samtalen flyter. De ler flere ganger. Vilde er roligere. Hun svarer kort, tenker før hun snakker, og gir to eksempler på prosjekter hun har fått tilbake på sporet etter at de hadde sprukket på budsjett.

I samtalen etterpå sier Torstein det første ordet: «Erik har noe ved seg.» De to andre i panelet nikker. Ingen hadde skrevet ned noe under intervjuet. Ingen hadde avtalt hva en god prosjektleder i akkurat denne rollen skulle kunne vise. Da noen spør om budsjettstyring, som sto øverst i utlysningen, svarer Torstein at det kan Erik lære.

Kravet forsvant i løpet av ti minutter med god stemning.

Halvannet år senere har to av Eriks prosjekter blitt overført til en kollega. Torstein kaller det uflaks. Det var ikke uflaks. Det var en prosess som lot sympati veie tyngre enn svarene.

Tre steder der vurderingen glipper

Det som skjedde i Torsteins møterom, er et mønster, ikke et unntak. Det dukker opp på tre steder.

• Likhet. Felles klubb, felles studiested eller felles humor gjør samtalen lett, og en lett samtale føles som et godt intervju.
• Førsteinntrykket. De første minuttene farger hvordan resten av svarene blir hørt. Et svakt svar fra en sympatisk kandidat blir tolket velvillig.
• Kriterier som flytter seg. Når ingenting er skrevet ned på forhånd, blir det kandidaten var god på, til det stillingen trengte.

Skjevheten starter dessuten før intervjuet, i bunken med søknader. En norsk studie (Larsen og Midtbøen) sendte like godt kvalifiserte søknader til ekte utlysninger, der bare navn og opplysninger om bakgrunn skilte dem. Søkere med utenlandsk navn hadde om lag en tredjedel lavere sjanse for å bli kalt inn til intervju.

Vi mener at struktur reduserer rommet for slikt skjønn, både i søknadsbunken og i intervjurommet. Det er vår vurdering, og den hviler på en enkel tanke: når alle vurderes på det samme grunnlaget, blir avvikene synlige.

Sikker rekruttering starter før annonsen går ut

Grepene under er enkle å forklare og krevende å holde fast ved når kalenderen er full. Ta dem i rekkefølge.

Bestem hva som skal vurderes før noen søker

Skriv ned hva personen skal ha levert etter ett år, og gjør det om til fire eller fem kriterier. For hvert kriterium beskriver dere hva et svakt, et middels og et sterkt svar er. Det tar en time i panelet, og det er den timen som gjør resten mulig.

Bruk de samme kriteriene når dere leser søknader. Ett grep dere kan prøve, er å la én person skjule navn og bilde før de andre siler første runde.

Det samme gjelder alt annet dere henter inn om kandidaten. Referanser, arbeidsprøver og analyser er støtte til vurderingen, og de skal leses mot kriteriene dere satte i starten, aldri bli et nytt sett krav i siste runde.

Still de samme spørsmålene i samme rekkefølge

Det er her den største gevinsten ligger. En metaanalyse (Sackett og kolleger↗︎ (åpnes i ny fane)) som regnet om tallene for hva som forutsier hvordan folk gjør jobben, viser at det strukturerte intervjuet treffer omtrent dobbelt så godt som den frie samtalen. Det er ikke intervjuet i seg selv som treffer. Det er strukturen.

Spørsmålene bør handle om situasjoner kandidaten har stått i, og knyttes til kriteriene. For Torsteins stilling kunne det vært: «Fortell om et prosjekt som gikk over budsjett. Hva gjorde du den første uka etter at du oppdaget det?» Småprat i starten er helt greit. Den skal bare ikke telle.

Gi poeng hver for seg, før dere snakker

Hver intervjuer gir poeng på hvert svar underveis eller rett etter intervjuet, før panelet møtes. Når dere setter dere sammen, legger alle fram sine poeng samtidig. Lederen sier sin mening sist.

Grunnen er at den som snakker først, setter retningen. Og det å veie opplysningene sammen i hodet koster treffsikkerhet, også for den som kjenner jobben godt (Kuncel og kolleger). Erfaring hjelper dere å stille gode spørsmål. Den beskytter ikke mot at dere vekter svarene ulikt fra kandidat til kandidat.

Skriv ned når dere går imot skåren

Noen ganger peker skåren én vei og magen en annen. Da skal dere ikke late som magen ikke finnes. Skriv ned hvorfor dere vil avvike, og still ett kontrollspørsmål i panelet: ville vi sagt det samme om den andre kandidaten?

Lån gjerne denne formuleringen til møtet: «Hva i svarene får oss til å mene dette, og hvilket kriterium hører det til?» Finner ingen et kriterium, har dere funnet sympatien.

Der skjønnet fortsatt hører hjemme

Struktur gjør ikke vurderingen mekanisk. Mennesker er gode til å samle inn informasjon: å lytte, å følge opp et halvt svar, å merke at en kandidat har mer å fortelle. Det skal dere fortsette med. Det som bør låses, er hvordan dere setter det sammen til en beslutning.

Mange frykter at faste spørsmål gjør intervjuet stivt. I vår erfaring går det motsatt vei: panelet blir raskere ferdig når kriteriene ligger på bordet, og diskusjonen handler om svarene i stedet for om stemningen.

Hadde Torsteins panel fulgt grepene over, ville Eriks sjarm fortsatt vært der. Men budsjettspørsmålet ville gitt ham lave poeng fra tre personer, og Vildes to eksempler ville stått svart på hvitt. Kanskje hadde de likevel valgt Erik. Da hadde de i alle fall gjort det med åpne øyne, og med en plan for opplæringen han trengte.

Kort konklusjon

Skjevhet i en ansettelse kommer av vaner alle har, og derfor holder det ikke å bestemme seg for å være objektiv. Sikker rekruttering betyr å legge vurderingen opp slik at vanene får mindre spillerom: kriterier før første kandidat, de samme spørsmålene til alle, poeng hver for seg og skriftlig begrunnelse når dere avviker. Det koster litt tid før intervjuene starter. Det sparer mye tid, og en del uflaks, etterpå.