Slik velger du rekrutteringsverktøy som viser hvordan kandidaten samarbeider

Hva dere egentlig spør om når dere spør om samarbeid

Spørsmålet kommer nesten alltid sent i prosessen, når to kandidater ser omtrent like gode ut på papiret. Hvem av dem kommer til å fungere i teamet?

Det finnes ikke ett rekrutteringsverktøy som avslører hvordan en kandidat jobber sammen med andre. Det som kommer nærmest, er tre kilder brukt mot de samme kriteriene: et strukturert intervju med spørsmål om samarbeidssituasjoner kandidaten har stått i, en arbeidsprøve der kandidaten må løse noe sammen med en framtidig kollega, og referansesamtaler der dere også snakker med noen som har jobbet ved siden av kandidaten og ikke bare over.

Legg merke til hva som mangler i den setningen. Ingen av delene forutsier hvem som blir god i jobben. De gir dere observasjoner i stedet for inntrykk, og observasjoner kan sammenlignes mellom kandidater. Det er hele gevinsten.

Rekrutteringsverktøy er en samlebetegnelse, og den er verdt å sortere

Ordet dekker alt fra annonseplattformer til strukturerte intervjuguider, arbeidsprøver, kunnskapsprøver og evnetester. Når noen spør hvilket rekrutteringsverktøy som viser samarbeid, er det egentlig to spørsmål i ett: hva skal måles, og hvor kan det observeres?

Start med det første. «Samarbeidsevne» er ikke én egenskap, og så lenge det står som ett ord på kravlisten, blir vurderingen synsing. Delt opp i atferd blir det noe dere kan se etter:

• hvordan personen deler informasjon andre er avhengige av
• hva personen gjør når to måter å løse oppgaven på kolliderer
• hvordan personen ber om hjelp, og hvor tidlig
• hva personen gjør med en innvending fra noen med mindre erfaring
• hvordan personen oppfører seg når det haster og noe må gis opp

Så kommer rollekravet. Samarbeid i en rolle der fire mennesker er avhengige av samme leveranse hver dag er noe annet enn samarbeid i en rolle der du møter kolleger på tirsdager. Beskriv derfor hvem kandidaten skal samarbeide med, hvor ofte, og hva som går galt hvis det ikke fungerer. Tre til fem kriterier er nok. Har dere ni, vurderer dere ingenting.

Vår vurdering, etter mange runder med kunder som har ansatt i små ledergrupper og tekniske team: de fleste kravlistene vi får se beskriver hva stillingen heter, ikke hvem stillingen sitter tett på.

Intervjuet er verktøyet, men bare når det har en struktur

Den ferskeste sammenregningen på feltet hentet inn rådataene fra de nyere gjennomgangene og regnet om på nytt, over 212 studier og mer enn 109 000 mennesker i internasjonal forskning fra 1990 til 2022 (Demeke, Sackett og kolleger↗︎ (åpnes i ny fane)). Det strukturerte intervjuet kom ut øverst av alt som er målt. Evnetesten, som i et kvart århundre ble kalt den beste enkeltprediktoren, er nå anslått til under halvparten av det man lenge trodde.

Og skillet som betyr mest i praksis: det strukturerte intervjuet treffer omtrent dobbelt så godt som den frie samtalen. Det er ikke om dere intervjuet som avgjør, men om intervjuet hadde en struktur.

Struktur betyr fire ting, og de er kjedelige hver for seg. Samme spørsmål. Samme rekkefølge. Kriterier satt før første kandidat kom inn. Samme skala for alle.

Forskjellen fra «bli kjent»-samtalen ligger ikke i tonen. Dere kan gjerne være varme, følge opp og gå i dybden. Forskjellen ligger i at kandidatene til slutt har svart på det samme, slik at forskjellene dere ser er forskjeller mellom dem og ikke mellom to samtaler som tok ulik retning.

For samarbeid virker atferdsbaserte spørsmål best, altså spørsmål om situasjoner personen har stått i. Tre du kan låne som de står:

«Fortell om sist du og en kollega var uenige om hvordan en oppgave skulle løses. Hva gjorde du?»

«Når merker de rundt deg at du er under press?»

«Hva ville den forrige kollegaen din sagt at du burde gjort mer av?»

Følg opp til du har et forløp med tid, folk og utfall. Fikk du en karakteristikk («jeg er ganske fleksibel»), har du ikke fått et svar ennå. Les om hvordan vi jobber med kriterier og intervjustruktur i rekrutteringstjenesten vår.

Arbeidsprøven viser det intervjuet bare kan gjenfortelle

Et intervju gir kandidatens egen beretning om samspill. En arbeidsprøve gir samspillet.

Den behøver ikke være stor. La kandidaten sitte to timer med en fra teamet og jobbe med noe ekte og avgrenset: en sak som nettopp er avsluttet, et tilbud som skal vurderes, en feil som skal spores. Bestem på forhånd hva dere ser etter, og si tydelig til kollegaen som deltar hva som skal noteres. Deretter spør dere kollegaen om det samme dere spurte kandidaten om.

Én øvelse advarer vi mot, og her er vi uenige med en god del av bransjen. Gruppeøvelsen der flere kandidater settes sammen for å løse en oppgave foran et panel, måler ikke samarbeid. Den måler hvem som tar plass når tre mennesker konkurrerer om samme jobb og vet at noen ser på. Den kandidaten som holder tilbake for å slippe fram en annen, blir straffet for det dere sier dere leter etter. Er samspill viktig i rollen, sett kandidaten sammen med noen som ikke er en konkurrent.

Referansene er det billigste stedet å lete, og det dårligst brukte

Referansesamtaler går ofte på autopilot. Dere ringer forrige leder, spør om kandidaten var flink, får høre at kandidaten var flink, og legger på.

Tre grep flytter samtalen fra høflighet til opplysning. Spør sidelengs: en tidligere leder husker resultatene, en tidligere kollega husker hvordan det var å ha kandidaten ved siden av seg. Still de samme spørsmålene til alle referanser for alle kandidater, mot de samme kriteriene som i intervjuet. Og ber om situasjoner, ikke adjektiver — «kan du fortelle om en gang dere to var uenige?» gir mer enn «hvordan var samarbeidet?».

Be gjerne kandidaten selv om å oppgi én sidestilt referanse. Hvem kandidaten velger, er i seg selv verdt å legge merke til.

Det siste steget er det som oftest ryker

Dere har nå tre sett observasjoner. Da kommer den delen ingen skriver ned i prosessbeskrivelsen: hvordan settes de sammen?

Standardsvaret er et møte der alle forteller hva de tenkte, og der den som snakker sist eller høyest får mest å si. Kuncel og kolleger har målt nettopp dette skillet. Når opplysningene om en kandidat settes sammen etter en fast regel i stedet for å veies i hodet, treffer beslutningen bedre — og tapet oppstår også når skjønnet utøves av folk som kjenner jobben og virksomheten godt. Det er ikke uerfarenhet som er problemet. Det er selve veiingen i hodet.

I praksis betyr det tre enkle grep:

1. Hver som har møtt kandidaten skårer mot hvert kriterium alene, før dere snakker sammen.
2. Skårene legges sammen etter en regel dere bestemte på forhånd, inkludert hvilke kriterier som veier mest.
3. Møtet brukes til å forklare avvikene, ikke til å finne konsensus.

Da vet dere også hva dere skal si til kandidaten som ikke fikk jobben, og det er en samtale som blir langt lettere når begrunnelsen står i kriterier.

Fire feil vi ser igjen og igjen

Den første er å lete etter samarbeid i CV-en. Ansiennitet, bransje og studiested sier ingenting om hvordan personen oppfører seg når en leveranse står på spill.

Den andre er å legge samarbeidsvurderingen til slutt, som en siste sjekk etter at faget er vurdert. Da er beslutningen ofte tatt, og resten blir bekreftelse.

Den tredje er å forveksle likhet med samspill. Kandidaten som minner om dere selv er lettere å snakke med, og det kjennes som god kjemi. Om personen ville løftet teamet, er et annet spørsmål — og her hjelper struktur mer enn åpenhet, fordi struktur strammer inn rommet der skjønnet får virke fritt. Det er vår vurdering, ikke et målt funn.

Den fjerde er å tro at samarbeid er en egenskap kandidaten tar med seg inn døra. Samarbeid skjer mellom mennesker, og det som fungerte i forrige team fungerer ikke automatisk i deres. Derfor skal vurderingen handle om et bestemt team, en bestemt rolle og bestemte situasjoner — og derfor er det klokt å fortelle kandidaten hvordan det er å jobbe hos dere, samtidig som dere vurderer det motsatte.

Kort konklusjon

Det rekrutteringsverktøyet som viser mest om samarbeid, er intervjuet dere strukturerer selv, og det blir bedre av å suppleres med en arbeidsprøve sammen med en framtidig kollega og en referansesamtale sidelengs. Bestem kriteriene før dere møter noen, still de samme spørsmålene til alle, og skår hver kandidat mot kriteriene før dere diskuterer. Ingen av delene gir en fasit, og de er aldri en dom over et menneske. Men de flytter beslutningen fra hvem dere fikk best kjemi med, til hva dere så at kandidaten gjorde da noen andre var i rommet.