Den dyreste feilansettelsen er den som blir værende

Kostnaden ingen fører i regnskapet

Spør ti ledere hva en feilansettelse koster, og minst halvparten svarer med et tall de har sett i en presentasjon. Halvannen årslønn. Tre. Vi bruker ikke slike tall. Uten et kjent regnestykke, en rolle og et marked sier de mest om hvem som gjentok dem sist.

Spørsmålet under tallet er godt. En feilansettelse koster tid lenge før den koster penger: ledertimer til oppfølging som ikke virker, kolleger som dekker hull i tillegg til egen jobb, kunder som venter litt for lenge på svar. Så kommer de synlige postene. Ny prosess, ny opplæring, kanskje et sluttoppgjør.

Og hvordan unngår dere den? Ikke ved å intervjue hardere, men ved å beskrive jobben som den er, vurdere alle kandidatene mot de samme kravene, og regne de første månedene som en del av ansettelsen.

Tenk på lekkasjen under kjøkkenbenken. Ingen dråpe er dramatisk. Det er tiden som gjør skaden.

Myten om at feilansettelser slutter i prøvetiden

Slik møter de fleste myten: en feilansettelse er noen som ryker tidlig. Hun sluttet etter fire måneder. Han fikk ikke forlenget. Da var det bom, og alle vet det.

Motsatsen følger av seg selv. Han er her fortsatt, altså gikk det bra. To år på huset teller som kvittering på at valget var riktig.

Myten er behagelig fordi den gir en klar grense mellom vellykket og mislykket. Den er også for smal, og den er dyr.

Den som slutter, er den billige varianten

Når noen slutter i prøvetiden, gjør organisasjonen egentlig noe riktig, om enn sent. Feilen ble oppdaget mens den ennå var liten, og noen turte å lukke den. Det svir, men det er en avsluttet post.

Den dyre varianten er en annen. Personen leverer akkurat nok til at ingen sier noe. Møtene går, oppgavene blir gjort, men de blir gjort tregt eller halvveis, og kollegene rundt har for lengst begynt å styre unna. Lederen legger inn en ekstra sjekk før ting sendes ut. En kollega tar oppgavene som «det er lettere at jeg gjør selv». Ingen av delene står i noe regneark, og ingen har et møte om det. Etter to år har den lekkasjen kostet mer enn en avsluttet prøvetid noen gang gjorde.

I vår erfaring skjer dette oftest i roller der leveransen er vanskelig å måle direkte, som fagstillinger og støttefunksjoner i mellomstore virksomheter. Selgeren med tomme tall får en samtale i februar. Rådgiveren som ikke kommer i mål, får den kanskje aldri.

Regn på deres egne poster, ikke på andres

Sett av førti minutter med den som eier lønnsbudsjettet, og sett opp regnestykket for én konkret rolle hos dere.

• Timene panelet og ledergruppen la ned, ganget med hva timen deres koster.
• Annonser, honorarer og eventuelle arbeidsprøver.
• Opplæringsperioden dere må gjøre om igjen, og som er helt normal første gang.
• Oppgavene som sto stille mens stolen var tom, både før og etter.
• Merarbeidet kollegene tok, og hva det gjorde med kapasiteten deres.
• Sluttoppgjør, eventuell uenighet, og timene HR brukte på håndteringen.

Legg til det som ikke lar seg summere. Farten teamet mister. Kandidatene i markedet som hører at det ble kort. Lederen som blir mer forsiktig neste gang enn saken tilsier.

Summen overrasker de fleste, og den overrasker mest fordi ingen enkeltpost er stor.

Fire grep som senker risikoen

Ingen prosess fjerner bom helt. En god prosess gjør bom sjeldnere og oppdager den mens den ennå er billig.

Skriv leveransen, ikke ønskelisten

Før dere lyser ut: hva skal være levert etter tolv måneder? Fem punkter holder. Skriv så hvordan en vanlig arbeidsuke ser ut i rollen. Hvor mye møter, hvor mye alenearbeid, hvor mange avbrudd, hvem personen sitter tettest på. Del det med kandidaten før andre samtale. De som ikke ønsker seg den uken, trekker seg selv, og det er den rimeligste sorteringen dere får.

Bestem vektingen før første intervju

Bli enige om hva som veier tyngst, og skriv det ned. Uten en avtalt vekting flytter kriteriene seg etter hvem som imponerte sist, og da vinner den mest velformulerte kandidaten framfor den som løser jobben. Bruk de samme spørsmålene på alle. Skår hver for dere før dere diskuterer, ellers kjøper panelet den første meningen som blir sagt høyt.

Se på dem dere allerede har

Den internt kjente kandidaten har en dokumentert leveranse dere kan etterprøve, og en oppstartskostnad som er lavere enn for enhver ekstern. Det gjør ikke intern rekruttering til fasit, men det gjør den til et alternativ dere bør vurdere før dere lyser ut. Vi har skrevet mer om det i intern rekruttering som gir bedre ansettelser.

Sett en ærlig sjekk etter seks uker

Legg den i kalenderen samme dag som kontrakten signeres. Seks uker er tidlig nok til å rette kursen og sent nok til at dere har noe å gå etter. Spør hva som har vært vanskeligere enn ventet, hva som har vært lettere, og hva personen bruker mest tid på. Så sier du hva du selv ser.

Formuleringer dere kan låne

Det som stopper de fleste ledere, er ikke vurderingen. Det er å si den høyt uten å gjøre det til en dom.

Lån gjerne denne formuleringen i seksukers-samtalen: «Jeg opplever at rapportene tar lengre tid enn vi hadde sett for oss. Hva er det som tar tid, sett fra din side?»

Og denne når kursen må justeres: «Om en måned trenger jeg at du kan gjøre dette uten at jeg kvalitetssikrer først. Hva trenger du fra meg for å komme dit?»

De fleste retter opp når de får vite hvor kursen ligger. De som ikke gjør det, har dere nå et grunnlag for å håndtere ryddig, mens saken ennå er liten.

Når analyser er en del av grunnlaget

Mange bruker analyser som støtte i utvelgelsen, og det er fornuftig når de kombineres med rollekrav, strukturert intervju og referanser. Da bør dere også vite hva leverandøren mener med «validert», og be om dokumentasjonen. Vi har forklart hva de ordene faktisk dekker i forskningsbasert og validert.

Et grunnlag som ikke tåler et oppfølgingsspørsmål, koster mer enn det smaker.

Kort konklusjon

Feilansettelsen som slutter i prøvetiden, er en synlig og avsluttet regning. Den som blir værende på halv leveranse, er en lekkasje som ingen fører regnskap over, og som betales av kolleger, leder og kunder i små porsjoner. Regn på deres egne poster i stedet for å sitere andres tall, beskriv jobben slik uken faktisk ser ut, vurder alle mot de samme kravene, og legg seks-ukerssamtalen i kalenderen før den nyansatte har begynt. Da oppdager dere lekkasjen mens det bare er en dråpe.