Planlegg internkurset baklengs fra dagen noen skal gjøre jobben annerledes

Spørsmålet som sjelden står i kursbestillingen

Dere har satt av en dag. Lokalet er booket, innholdet er nesten klart, og påmeldingene kommer inn. Det ene spørsmålet som sjelden står i bestillingen er hva noen skal gjøre annerledes uken etter.

Svaret på hvordan et internt kurs endrer arbeidsmåten i stedet for å bli glemt, er kortere enn folk tror. Bestem først hvilken oppgave som skal se annerledes ut. Legg så øving og repetisjon inn i selve opplegget i stedet for å stable alt på én dag. Og avtal, før kurset holdes, hvem som følger opp hva de første ukene etterpå.

En middag planlegges baklengs fra klokka gjestene kommer. Et kurs planlegges som regel forlengs, fra den datoen noen fant en ledig dag i kalenderen.

Begynn med uke seks, ikke med programmet

Det første grepet koster ingenting og tar tjue minutter. Sett dere ned og skriv én setning om hva dere skal se om seks uker som dere ikke ser i dag.

Ikke «bedre forståelse for den nye rutinen», men noe du kan stå og se på: «En ny kollega tar imot en reklamasjon og lukker den selv, uten å hente meg.» «Alle avvik registreres samme skift, ikke på fredagen.» «Salgsmøtet starter med kundens tall, ikke med våre.»

Den setningen gjør tre ting samtidig. Den forteller hvem som skal på kurset og hvem som ikke trenger det. Den forteller hva innholdet må inneholde, og hva som kan strykes. Og den gir dere noe å se etter når det har gått seks uker, som er noe helt annet enn å spørre om folk var fornøyde.

Har dere problemer med å skrive setningen, er det i seg selv informasjon. Da vet dere ennå ikke hva kurset skal utrette.

Sjekk om det i det hele tatt er et opplæringsproblem

Før dere bestiller noe: er dette noe folk ikke kan, eller noe de ikke får til?

Vår vurdering, etter mange slike runder hos kunder i handel og industri, er at godt over halvparten av «opplæringsbehovene» som meldes inn, egentlig er noe annet. Rutinen er uklar. Systemet krever fjorten klikk. To ledere sier forskjellige ting. Ingen har tid mellom to kundemøter til å gjøre det grundig. Et kurs oppå dette flytter ingenting, og det koster mer enn det smaker.

Still de tre spørsmålene rett ut til dem som skal gjøre arbeidet: Vet du hva som forventes? Har du det du trenger for å gjøre det? Hva er det som stopper deg i dag? Er svarene om verktøy, tid eller motstridende beskjeder, rydd i det først. Er svarene om usikkerhet på selve håndverket, har dere et opplæringsbehov.

Bygg opplegget som øving, inn i kalenderen

Her ligger den største forskjellen mellom et kurs som fester seg og et som ikke gjør det, og den er strukturell snarere enn pedagogisk.

Av alt vi vet om hvordan voksne lærer, er to ting mer virksomme enn resten: å fordele læringen over tid, og å kreve at deltakeren henter fram stoffet selv i stedet for å få det presentert på nytt. Det betyr i praksis at en heldags gjennomgang med gode lysark er blant de svakeste formene dere kan velge, uansett hvor dyktig den som holder den er.

Så del dagen opp. Tre timer sammen, deretter korte økter med noen dagers mellomrom der deltakerne må gjøre noe: svare uten å slå opp, spille gjennom en samtale, løse en sak fra egen innboks. Derfor lager vi den digitale opplæringen vår som korte økter spredt utover uker, med oppgaver som tvinger fram gjenkallelse, ikke gjenlesning.

Og legg øvingen i kalenderen med samme selvfølge som selve kursdagen. Det som ikke står i kalenderen, skjer i praksis ikke.

Avtal oppfølgingen før kurset, ikke etter

I en gjennomgang av 89 studier av om opplæring blir tatt i bruk på jobben, er de sterkeste enkeltfaktorene ikke hvor god selve opplæringen var. Sterkest av alt som ble målt var om nærmeste leder støtter at det tas i bruk, og deretter om arbeidsplassen ellers gir rom for det (Blume, Ford, Baldwin og Huang, 2010↗︎ (åpnes i ny fane)).

I vår erfaring stopper interne kurs sjelden på innholdet. Hos en produksjonsbedrift vi jobbet med, hadde tolv skiftledere vært gjennom det samme opplegget uten at én eneste av dem var blitt spurt om det etterpå. De husket det godt. De brukte det ikke.

Derfor er dette steget en avtale, ikke en intensjon. Før kurset settes opp, skal lederen ha sagt ja til tre ting med dato på:

• Et kort møte med hver deltaker innen to uker, om én konkret situasjon der det nye ble prøvd.
• To anledninger til å øve i ekte arbeid de første fire ukene, satt av i vaktplanen.
• Ett punkt på det faste møtet de neste to månedene, der arbeidsmåten står på dagsorden.

Lån gjerne denne formuleringen når lederen skal si det til teamet: «Jeg blir med på to av samtalene dine i uke fire, og så snakker vi om hva som var lett og hva som var kronglete.» Den er konkret nok til å bli gjort, og den peker på oppgaven i stedet for på personen.

Mål på arbeidet, ikke på stemningen

Til slutt: velg to eller tre størrelser dere allerede registrerer, og som den nye arbeidsmåten burde flytte. Antall saker løst i første kontakt. Andel avvik registrert samme dag. Hvor mange tilbud som følges opp innen en uke.

Noter nivået før kurset. Se på det igjen etter seks til åtte uker. Legg på noen få observasjoner av selve arbeidet, for tallene alene forteller sjelden hvorfor noe beveget seg.

Og hvis ingenting har flyttet seg, er det ikke en fiasko. Det er en opplysning om hvor det stopper, og den kommer tidsnok til at dere kan gjøre noe med den.

Kort konklusjon

Et internt kurs blir til arbeid når noen har bestemt hva som skal være annerledes, når læringen er fordelt utover uker med øving i mellom, og når nærmeste leder har sagt ja til å se på arbeidet etterpå. Kursdagen er den delen alle bruker mest tid på å planlegge og som betyr minst. Begynn i den andre enden, slik dere ville planlagt middagen: fra klokka det skal stå på bordet. Da blir også innholdet lettere å velge, for da vet dere hva det skal brukes til.