Når lønner ekstern rekruttering seg, og når er den beste kandidaten allerede ansatt?

To kandidater, og bare den ene kjenner dere

To kandidater står igjen til stillingen som teamleder. Marte har jobbet hos dere i fire år. Dere vet at kundene spør etter Marte, og dere vet også at fristene glipper når det blir travelt. Jonas kommer utenfra. CV-en er sterkere: lengre erfaring, en mastergrad og et intervju som gikk nesten for godt.

Det føles som et valg mellom en dere kjenner og en som er bedre. Det er sjelden det det er. Det er et valg mellom en dere kjenner fra alle sider, og en dere bare har sett fra den beste.

Ekstern rekruttering betyr å ansette noen utenfra, i stedet for å gi stillingen til en som allerede jobber hos dere. Det lønner seg når stillingen krever noe ingen hos dere har, eller når dere trenger et nytt blikk mer enn kjent terreng. Men kandidaten utenfra ser ofte bedre ut enn den er, fordi sammenligningen er skjev før første intervju.

Hvorfor ser kandidaten utenfra så ofte best ut?

Om Marte vet dere nesten alt: hva som går bra, hva som glipper, og hvordan samarbeidet ser ut en tirsdag i november. Om Jonas vet dere det som står i søknaden, og det som viste seg på to timer i et møterom. Søknaden er skrevet for å vise det beste, og i intervjuet ser dere kandidaten slik kandidaten har forberedt seg på å bli sett.

Dere sammenligner altså en hel person med en utstillingsversjon. Svakhetene til den interne kandidaten ligger i full størrelse på bordet. Svakhetene til kandidaten utenfra finnes også, dere har bare ikke sett dem ennå.

Avstanden mellom papiret og prestasjonen er målt. Matthew Bidwell ved University of Pennsylvania fulgte 5 260 ansatte i en amerikansk investeringsbank fra 2003 til 2009, og sammenlignet dem som ble hentet utenfra, med dem som ble forfremmet til samme type stilling. De som kom utenfra, hadde mer erfaring og høyere utdanning. Likevel fikk de svakere vurderinger de to første årene, de sluttet oftere, og de fikk rundt 18 prosent mer i lønn ved start.

Bidwells forklaring har to deler. Den første er den skjeve sammenligningen: banken visste mer om sine egne enn det som sto på papiret, og krevde derfor en sterkere CV av dem den ikke kjente. Den andre er at de som kom utenfra, først måtte lære det som er særegent for akkurat denne virksomheten. Etter to år var gruppene like gode, fordi de nyansatte selv hadde blitt bedre.

Når lønner det seg å hente noen utenfra?

Det finnes gode grunner til å se utenfor egne rekker. De handler alle om hva stillingen og virksomheten trenger.

• Stillingen krever noe ingen hos dere har. En kunnskap, et fagfelt eller en erfaring det tar år å bygge, og som dere trenger nå.
• Dere trenger et nytt blikk. Virksomheten skal gjøre noe den ikke har gjort før, og noe av det som har fungert, er en del av problemet.
• Den interne kandidaten må ta et for stort sprang. Ny type jobb og nytt nivå på én gang gir mye av den samme usikkerheten som en ansettelse utenfra, uten at dere har vurdert en eneste annen kandidat.
• Ingen intern kandidat har vist det stillingen krever. Det kan dere bare vite når kravene er skrevet ned først.

Én grunn holder ikke alene: at dere kjenner svakhetene til den interne kandidaten. Dere kjenner dem fordi dere har sett personen i arbeid. Kandidaten utenfra har også svakheter. Spørsmålet er om dere har gjort like mye for å finne dem.

Når er den beste kandidaten allerede ansatt?

Den interne kandidaten kjenner kundene, systemene og kollegene, og de uskrevne reglene som ingen introduksjon dekker. Det er kunnskap en ny medarbeider bruker lang tid på å bygge, og den er usynlig nettopp fordi den er der hele tiden.

To kostnader kommer sjelden med når valget tas. Den første er stillingen den interne kandidaten forlater, som også må fylles. Den andre er kollegaen som søkte og ikke fikk jobben. I vår erfaring er det den siste som koster mest: en dyktig medarbeider som ser stillingen gå til en utenfra, uten å få vite hvorfor.

Den interne skal likevel ikke velges automatisk, for den som er best i jobben nå, er ikke alltid den beste i den neste, og det gjelder særlig når den neste jobben er å lede. Vi har skrevet om hvorfor den beste fagpersonen ikke automatisk blir den beste lederen.

Hvordan sammenligner dere en dere kjenner med en dere ikke kjenner?

Løsningen er å gi begge kandidatene de samme vilkårene.

Skriv kravene før dere ser på kandidatene

Hva skal personen få til det første året, og hvilken atferd krever det? Skrevet ned før første samtale blir kravene målestokken. Uten dem måler dere kandidatene mot hverandre, og det stillingen trenger, forsvinner ut av sammenligningen.

Gi begge det samme strukturerte intervjuet

Samme spørsmål, samme rekkefølge, vurdert mot kriteriene dere satte på forhånd. Den interne kandidaten skal ikke slippe lettere fordi dere kjenner personen, og ikke strengere fordi dere kjenner svakhetene. Strukturen er det som gjør at intervjuguiden treffer bedre enn magefølelsen.

Spør referansene om det dere allerede vet om den interne

Dere vet hvordan Marte reagerer når det blir travelt. Still referansene til Jonas det samme spørsmålet, om hva som skjer når fristene presser og hvordan uenighet blir håndtert. Da får dere noe å sammenligne med, og mer enn en liste over styrker.

Bruk analysene som et felles språk

Analysene beskriver atferd, drivkrefter og emosjonell intelligens med de samme ordene for begge kandidatene, og gir dere et felles språk når dere holder dem opp mot kravene til stillingen. Det gjør samtalen mer presis: hva gir Marte energi, og vil teamlederjobben gi det? Hvordan kommuniserer Jonas under press? Analysen er støtte i vurderingen, sammen med kravene, intervjuet og referansene. Den er aldri fasiten, og den forteller ikke hvem som vil lykkes.

Kort konklusjon

Ekstern rekruttering lønner seg når stillingen krever noe ingen hos dere har, eller når dere trenger et nytt blikk. Men kandidaten utenfra vil ofte se best ut på papiret, fordi papiret er alt dere ser. Skriv kravene først, gi begge det samme intervjuet, og spør referansene om det dere allerede vet om den interne. Da velger dere mellom to kandidater på like vilkår.